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PLANILHA PARA CONTROLE DE DOCUMENTOS

Ouvi falar de uma planilha para controlar documentos da qualidade. Verifiquei que é um recurso muito simples e que diz se aplicar a micro e pequenas empresas. A questão é que as exigências da iso são iguais tanto para micro e pequenas empresas como para médias e grandes empresas. Não dá pra simplificar os recursos de controle só porque a empresa é pequena, pois numa auditoria, a cobrança vai ser a mesma.
Minha empresa usa um software para controlar documentos tanto da qualidade como diversos, de outros departamentos, e foi a melhor coisa que já fizemos, pois antes tinhamos um controle através de planilha, mas era uma confusão só e já tivemos várias não-conformidades em auditorias por causa disso. Era uma dor de cabeça, pois não tinha segurança nenhuma e dava um trabalhão para mantê-la atualizada e mesmo assim sempre havia uma ou outra não-conformidade escondida. Controlar documentos da iso através de planilha não informatiza o sistema. Um software tem sim muitos recursos, mas você pode acreditar, meu amigo, que cada um deles é necessário e precisa ser usado, principalmente quando se trata da certificação iso.
Não entre nessa de adquirir planilha, pois é roubada. Se planilha resolvesse problema, porque as empresas adquiririam softwares? Normalmente uma empresa adquire um software para substituir algum tipo de rotina que está tentando controlar através de planilhas a muito tempo e a decisão de informatizar de verdade normalmente é como uma limpeza nas rotinas, que traz economia de tempo, melhoria geral em todos os demais resultados do trabalho e aumento da competitividade. Investir em planilhas é retornar a década de 90, mas hoje, com a concorrência, onde tudo tem que ser feito certo no menor tempo e com resultado confiável, isto já não resolve mais.
Ângelo M. Siqueira
Coordenador da Qualidade
 
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